Общие настройки системы
Чтобы задать общие правила работы YUcrm необходимо зайти в раздел “Настройка” → “Общие настройки”.
Список опций разбит на блоки. Ниже приводим подробное описание каждого блока.
!!! Разделы CRM
“Модуль заявок” - регулирует доступность блока “Заявки” в системе.
“Модуль объектов” - регулирует доступность блока “Объекты” в системе.
“Модуль финансов” - регулирует возможность вести расчет сделок в системе. Подробнее можно прочитать здесь и здесь.
“Модуль почты” - регулирует доступность блока “Почта” в системе. “Включить разбивку по офисам” - позволяет создавать в системе несколько офисов для более гибкой настройки доступов сотрудникам, аналитики и фильтрации обращений.
“Модуль компаний” - Регулирует видимость раздела “компании” и блока “компания” в карточке сделки.
!!!
!!! Функции
“Показывать менеджерам рекламные источники” - позволяет скрывать от сотрудников с ролью “менеджер” информацию об источнике. Может быть полезным в случае если, например, с некоторых рекламных источников идет много нецелевых сделок, и агенты стараются их избегать.
“Показывать менеджерам, является ли данный контакт агентом” - позволяет скрыть от сотрудников с ролью “менеджер” плашку проверки контакта по базам агентов. Руководители продолжат видеть ее. “Показывать свободные сделки” - регулирует отображение раздела “свободные сделки” для менеджеров.
!!!
!!! Звонки
“Показывать всплывающую карточку при звонке на внутренний номер” - отметьте опцию, если вам требуется всплывающее уведомление при звонке на внутренний номер сотрудника. Внутренний номер обязательно должен быть указан в карточке сотрудника.
“Показывать всплывающую карточку при звонке на мобильный номер” - отметьте опцию, если вам требуется всплывающее уведомление при звонке на мобильный номер сотрудника. Обязательно заполните поле “мобильный телефон” или “второй телефон” в карточке сотрудника.
“Не создавать сделки из нерекламных звонков” - система не будет автоматически создавать новые карточки сделок из исходящих звонков, а также из звонков на телефоны, привязанные к нерекламным источникам.
“Разрешить прослушивание только своих звонков и звонков своих подчинённых” - опция позволяет прослушивать записи чужих звонков только руководителям. Если опция неактивна - сотрудник может прослушивать все звонки, к просмотру которых у него есть доступ.
“Разрешить брать непринятые своим отделом звонки” - если в карточках группы сотрудников проставлен один и тот же отдел, то менеджеры смогут видеть и брать звонки, адресованные коллегам из их отдела (в случае, когда адресат не может ответить).
“Отправлять в корзину звонки длительностью менее … секунд” - в поле можно указать, звонки какой длительности не формируют заявку и попадают в корзину. Если оно не заполнено или проставлен 0, короткие звонки не будут помещены в корзину.
“Не считать обращение повторным, если предыдущее обращение было за … дней до текущего” - позволяет выбрать период, после которого повторно обратившийся в компанию сделка отобразится как целевой и попадет таковым в аналитику. Если поле не заполнено или стоит значение 0, все повторные обращения от этого же контакта идут в категорию “повторные”.
“Запретить инициацию звонков по кнопке из CRM” - опция скрывает кнопку звонка из карточки сделок и из списка сделок, что помешает дать команду из crm на атс совершить звонок.
“Скрывать записи администраторов” - позволяет прослушивать звонки сотрудников с ролью “Администратор” только пользователям с такой же ролью. Список звонков при этом по-прежнему виден ролям, имеющим право на его просмотр.
“Количество номеров телефонов, отображаемых в карточке сотрудника” - вы можете выбрать значение от 1 до 5 телефонов, столько полей под телефонные номера будет доступно в карточке персонала.
“Количество e-mail адресов, отображаемых в карточке сотрудника” - данной опцией можно добавить дополнительный email в карточку сотрудника для использования разных адресов почты в рекламе.
“Показывать номер телефона в верхнем блоке интерфейса” - регулирует отображение номера сотрудника в правом верхнем углу окна. Опция может быть полезной, если номера меняются.
!!!
!!! Объекты
“Проверять уникальность кадастрового номера при добавлении объекта” - способ предотвратить повторное заведение объекта. Система не даст сохранить объект с повторяющимся кадастровым номером. По умолчанию поле не является обязательным для заполнению, как это изменить указано в статье. Не работает в категориях “Новостройки” и “Аренда”.
“Запретить агентам передавать объекты” - опция отключает для агентов возможность передачи объектов другим сотрудникам. Не работает, если сотруднику открыт полный доступ ко всем объектам.
“Запретить агентам отправлять объекты в архив” - опция отключает возможность архивирования объектов для всех агентов. Не работает, если сотруднику открыт полный доступ ко всем объектам.
“Запретить агентам копировать чужие объекты” - опция оставляет сотрудникам с ролью “менеджер” возможность копирования только своих объектов. Чужие объекты могут копировать только администраторы системы и руководители.
“Не отправлять уведомления агентам, если их объект был подобран для сделки” - при прикреплении объекта к карточке сделки владельцу объекта приходит уведомление, где видна сделка. Если вы хотите скрыть такую информацию, отметьте данную опцию.
“Автоматическое определение кадастрового номера по адресу” - полезная опция, которая предоставляет возможность автоматически определять кадастровый номер квартиры или дома при редактировании объекта недвижимости. Опция экспериментальная, определяет не все адреса, учтите это при ее активации.
“Проверять объекты на дубли” - опция требует подтверждение при сохранении объекта, имеющего схожий адрес и площадь, в зависимости от выбранного варианта (никогда, при первом сохранении, при первом сохранении и редактировании). Подробности в базе знаний.
!!!
!!! Парсинг
“Запрет на повторное взятие объекта в работу” - если эта опция отключена, то менеджеры могут брать один и тот же объект из парсинга в работу. При каждом взятии будет создаваться новая карточка объекта. Включение, соответственно, предотвращает подобные ситуации, но объект остается виден в списке парсинга.
“Скрыть из парсинга взятые в работу объекты” - опция скрывает из списка парсинга объекты, которые были взяты в работу.
!!!
!!! Заявки
“Максимальное количество заявок на менеджера в месяц” - если поле пустое, то менеджеры могут брать неограниченное число заявок в месяц. Если проставлено какое-то число, то менеджер не сможет брать новые заявки сверх него, включая автоматическое распределение по карусели. Отдельным менеджерам можно изменить данное значение персонально в дополнительных параметрах карточки сотрудника, подробнее в этой статье.
“Скрывать из заявок всю информацию” - опция скрывает всю информацию (включая имя и текст заявки) до тех пор, пока ее не возьмут. Может быть полезна в случае, когда бесперспективные заявки оказываются невостребованными.
“Показывать текст заявки в уведомлении” - опция связана с уведомлениями о новых заявках в мессенджеры (о настройке можно почитать здесь). Если она включена, то в уведомление будет приходить и текст заявки, но в случае слишком длинных текстов он может обрезаться.
“Запретить рядовым менеджерам брать заявки самостоятельно” - опция скрывает раздел “Заявки” от менеджеров и позволяет получить заявки только автоматически либо по назначению руководителя.
“Ограничение на показ заявок с тегами” - опция позволяет видеть заявки с определенных рекламных источников (у которых проставлен тег) только сотрудникам с аналогичным тегом и администратору. Подробности в этой статье.
“Создавать новую карточку сделки из приватных заявок” - в случае, если по уже существующей сделке придет приватная заявка, которую не должен взять ответственный за эту сделку, она не привяжется к существующей карточке, а создаст новую. Опция рассчитана в основном на режим “Независимая работа”. (Пример: клиент прислал заявку с сайта элитной недвижимости, которой занимается отдельный сотрудник).
!!!
!!! Сделки
“Запретить менеджерам передавать сделки” - функция “Передать сделку” будет доступна только администраторам и руководящим ролям. “Запретить участникам сделки передавать сделки” - опция не дает добавленному к сделке участнику откреплять ответственного менеджера.
“Включить для руководителей передачу сделок без запроса по умолчанию” - если опция отключена, то для передачи сделок без согласия принимающего руководитель должен отдельно указать это в окне передачи. Если опция включена - то передача руководителями всегда происходит без запроса.
“Показывать адрес контакта” - будучи отмеченной, опция выводит поле “Адрес” в карточку контакта, позволяя заполнять и изменять его.
“Показывать день рождения контакта” - будучи отмеченной, опция выводит поле “День рождения” в карточку контакта, позволяя заполнять и изменять его. “Запретить менеджерам редактировать комментарии в карточке сделки” - предотвращает искажение информации путем редактирования старых комментариев.
“Запретить менеджерам сохранять сделки без задач” - сохранить карточку сделки на этапе воронки продаж можно будет только поставив какую-то задачу (кроме тех этапов, на которых нет возможности ставить задачи). Такой подход не позволит менеджерам “терять” сделки, т.к. система будет сигнализировать о просроченных задачах.
“Запретить менеджерам создавать новые теги в карточке сделки” - теги используются для удобства поиска сделок и для аналитики, но их количество может превысить разумные пределы. Данная опция поможет не перегружать карточки сделок личными тегами.
“Запретить менеджерам создавать новые общедоступные теги в карточке сделки” - опция защищает от злоупотребления общедоступными тегами.
“Показывать сумму сделок в воронке продаж” - в режиме канбана на рабочем столе в и разделе “сделки” для каждого этапа указана сумма сделок, на нем находящихся. Опция позволяет выбрать, откуда эта сумма будет браться. Доступны варианты: поле “сумма сделки” в карточке сделки, поле “цена объекта” или поле “комиссия” в расчете финансов.
“Сделать поле “источник” обязательным” - запрещает сохранять сделку с пустым полем “источник”.
!!!
!!! Задачи
“Возможность создавать задачи….” - опция регулирует право на постановку задач из раздела “Задачи” и из карточки сделки. Доступны варианты: “Только себе”, “Себе и своим подчиненным”, “Всем сотрудникам”.
“Возможность ставить задачи на весь день” - при активации данной опции сотрудники смогут ставить задачи без указания точного времени выполнения.
“Обязательный комментарий при завершении задачи” - опция запрещает завершать задачи без описания результата.
!!!
!!! Отображение статистики
“Дата начала работы*” -* укажите число, с которого вы хотите видеть аналитику по звонкам и лидам. Позволяет не портить статистику тестовыми данными.
“Модификатор даты” - модификатор позволяющий задать число дней за которые, по умолчанию, будут формироваться списки в системе.
“Включить поиск по менеджерским группам” - регулирует отображение фильтров по менеджерским группам. Если у руководителя назначенные
подчиненные, то в фильтре по менеджерам будет отображаться фильтр по группе этого руководителя.
“Название должности сотрудника отдела продаж” - выбор имени для стандартной в crm роли.
“Показывать менеджерам раздел “Моя статистика” - регулирует доступность для менеджеров аналитики, касающейся его работы.
“Привязывать обращения к ответственному менеджеру” - опция позволяет настроить то, как вы ходите видеть в аналитике обращения (заявки, звонки и т.д.) , переданные от одного менеджера другому: закрепленными за тем, кто впервые это обращение взял, или за тем, кому обращение передали.
“Привязывать мероприятия к ответственному менеджеру” - опция регулирует, как система будет отображать мероприятия в аналитике: привязанными к тем менеджерам, которые его провели, или привязанными к менеджерам, ответственным за сделку.
!!!
!!! API
“Ключ API” - специальный код, позволяющий настроить взаимодействие YUcrm c другими программами и сервисами.
“Ключ API с правами на запись” -аналогичный токен, позволяющий не только выгружать данные на сторонние ресурсы, но и менять содержимое crm из внешних источников.
!!!
!!! Безопасность
”Двойная аутентификация” - позволяет войти в систему только после введения кода из смс.
Если у вас не подключено ни одного сервиса рассылки SMS, то настройка будет игнорироваться. Однако если сервис подключен, но по какой-то причине не работает и не присылает сообщения с кодом - вы не сможете войти в crm.
“Разрешить выгрузку в Excel только администраторам” - экспортировать данные из списков лидов, сделок и объектов смогут только пользователи с ролью “Администратор”
!!!
!!! Прочее
“Ссылка на файловое хранилище” - включает в основном меню системы слева раздел, ведущий на облачное хранилище по ссылке, указанной в поле.
!!!